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La nómina es uno de los documentos con más información laboral y fiscal del trabajador y uno de los que más personas reciben sin leer, porque la combinación de términos técnicos, cifras y siglas hace que parezca más complejo de entender de lo que realmente es.
Saber leer la propia nómina permite detectar errores que la empresa no siempre corrige de forma automática, entender cuánto se está cotizando a la Seguridad Social, verificar que las vacaciones y las extras se están calculando correctamente y tener más criterio en las negociaciones salariales.
Esta guía explica las partes principales de una nómina, qué significa cada deducción, cómo calcular si la retención de IRPF es correcta y qué hacer si se detecta un error.
Para qué sirve la nómina y qué obligación tiene la empresa de entregártela
La nómina es el justificante de pago del salario y el documento que acredita las cotizaciones realizadas a la Seguridad Social, los impuestos retenidos y los conceptos que componen la retribución del trabajador: sin nómina no hay prueba de que la empresa ha cumplido con sus obligaciones de pago y de cotización.
La empresa está obligada por ley a entregar la nómina al trabajador en el momento del pago del salario, o con suficiente antelación para que el trabajador pueda verificar que el importe que va a recibir es el correcto antes de que llegue a su cuenta.
El formato puede ser en papel o en soporte digital según lo que establezca el convenio colectivo aplicable o el acuerdo individual con el trabajador: la nómina en PDF enviada por correo electrónico o disponible en un portal de RRHH tiene la misma validez legal que la nómina en papel.
Guardar las nóminas de todos los meses de cada empleo es una práctica recomendable que facilita los trámites con la Seguridad Social, la declaración de la renta, las solicitudes de prestaciones y cualquier reclamación laboral futura: es más fácil guardarlas a medida que se reciben que intentar recuperarlas cuando ya se necesitan.
Las partes que suman en tu nómina: salario base y complementos
El salario base es la parte de la retribución fijada en el contrato o en el convenio colectivo para la categoría profesional del trabajador, y es el mínimo garantizado independientemente de las circunstancias: sobre él se calculan las vacaciones, las extras y, en muchos casos, la base de cotización a la Seguridad Social.
Los complementos salariales son cantidades adicionales al salario base que se devengan por razones específicas: el complemento de antigüedad premia los años de servicio en la empresa, el complemento de peligrosidad compensa condiciones especiales de trabajo, el plus de convenio añade un importe fijado por el sector y las horas extras se retribuyen de forma independiente según lo que establezca el convenio.
Los devengos extrasalariales son cantidades que aparecen en la nómina pero que no forman parte del salario en sentido estricto: las dietas por desplazamiento, los gastos de transporte o las primas de resultados que compensan gastos reales del trabajador no cotizan a la Seguridad Social y no se tienen en cuenta para calcular las prestaciones.
Las pagas extraordinarias —habitualmente dos al año, en verano y en Navidad, aunque los convenios pueden establecer más— pueden abonarse en dos pagos separados o de forma prorrateada mes a mes: cuando se prorratean, el importe mensual de la nómina es más alto pero el trabajador no recibe ningún pago adicional en verano ni en diciembre.
El total de lo que suma la empresa por el trabajo del empleado —salario bruto más cotizaciones del empleador a la Seguridad Social— es superior al salario bruto que aparece en la nómina, porque la empresa paga una parte de las cotizaciones sociales de forma directa sin que ese importe pase por la cuenta del trabajador.
Qué deducciones aparecen en tu nómina y por qué
La retención de IRPF y la cuota del trabajador a la Seguridad Social son las dos deducciones que aparecen en todas las nóminas y que reducen el salario bruto hasta llegar al importe que se recibe en cuenta: el salario bruto menos esas dos deducciones es el salario neto.
La cuota del trabajador a la Seguridad Social incluye la contingencia común —que financia la asistencia sanitaria, la jubilación y las prestaciones de incapacidad temporal— la cuota por desempleo y la cuota de formación profesional, y está regulada por ley con porcentajes que se aplican sobre la base de cotización.
Puede haber deducciones adicionales en la nómina según la situación del trabajador: aportaciones voluntarias a planes de pensiones de empresa, anticipos de salario que se devuelven gradualmente o cuotas sindicales son ejemplos de deducciones que no son obligatorias pero que aparecen en la nómina de quienes las tienen contratadas o solicitadas.
Cómo se calcula la retención de IRPF
La retención de IRPF que aparece en la nómina es un anticipo del impuesto sobre la renta que la empresa retiene en nombre del trabajador y que ingresa directamente a Hacienda: al hacer la declaración de la renta al año siguiente, ese importe retenido se compara con lo que realmente se debería pagar y la diferencia se devuelve o se reclama.
El porcentaje de retención depende de varios factores: el salario bruto anual estimado, la situación personal y familiar del trabajador —si tiene hijos, si tiene una discapacidad, si es el único perceptor de renta en la unidad familiar— y si hay otras fuentes de ingresos que aumenten la base imponible total.
Dos trabajadores con exactamente el mismo salario bruto pueden tener retenciones de IRPF diferentes porque su situación personal es distinta: el que tiene hijos a cargo tiene derecho a aplicarse mínimos familiares que reducen la base imponible y, por tanto, el porcentaje de retención.
Si la retención de IRPF que aparece en la nómina parece desproporcionada respecto al salario, puede deberse a que los datos comunicados a la empresa sobre la situación personal no están actualizados: comunicar a la empresa los cambios en la situación familiar —nacimiento de un hijo, divorcio, discapacidad reconocida— puede reducir la retención de forma significativa.
Qué es la cotización a la Seguridad Social y para qué sirve
La cotización a la Seguridad Social es la aportación que tanto el trabajador como la empresa hacen al sistema de protección social, y genera el derecho a prestaciones futuras: cuantos más años y a mayor base se cotice, mayor será la pensión de jubilación, el importe de una prestación por desempleo o la prestación por incapacidad temporal.
La base de cotización es el importe sobre el que se aplican los porcentajes de cotización, y en la mayoría de los casos coincide aproximadamente con el salario bruto mensual, aunque existen límites mínimos y máximos establecidos por ley que se actualizan cada año.
Consultar la vida laboral en la Seguridad Social de forma periódica —al menos una vez al año— permite verificar que todos los periodos trabajados están correctamente registrados, que las bases de cotización corresponden con los salarios reales y que no hay periodos sin cotización que deberían estar cubiertos.
Cómo detectar errores en tu nómina y qué hacer si los hay
Los errores más frecuentes en las nóminas son la omisión de horas extras realizadas pero no registradas, el cálculo incorrecto de las vacaciones cuando se cambia de categoría o de jornada, los complementos que dejan de abonarse sin ninguna comunicación formal y las bases de cotización que no reflejan el salario real.
Revisar la nómina cada mes contrastando las horas trabajadas con las horas registradas, comprobando que los conceptos variables son correctos y verificando que el importe neto corresponde con lo que ha llegado a la cuenta es el nivel mínimo de revisión que permite detectar los errores más frecuentes antes de que se acumulen.
Si se detecta un error, el primer paso es comunicarlo al departamento de RRHH o de administración de la empresa de forma escrita —por correo electrónico para que quede constancia— indicando el error concreto, el mes afectado y el importe que debería haberse abonado, lo que facilita la corrección y deja un registro de la comunicación.
Si la empresa no corrige el error después de haber sido notificada, el siguiente paso es acudir a la Inspección de Trabajo para presentar una denuncia o a un sindicato para recibir orientación sobre las vías de reclamación disponibles, que pueden incluir la vía judicial para recuperar los importes no abonados correctamente.
Los errores de cotización —periodos no registrados, bases de cotización incorrectas— pueden reclamarse aunque hayan ocurrido hace tiempo, aunque cuanto más se tarda en reclamarlos más difícil es reunir la documentación necesaria para acreditarlos, por lo que conviene detectarlos y reclamarlos lo antes posible.
